IT-afdelingen moeten een nieuwe taal leren

De ‘taal van IT’ is de afgelopen tien jaar flink veranderd. IT-oplossingen werden oorspronkelijk uitsluitend gebouwd en gekocht door techneuten. Het was de taak van de IT-afdeling om zakelijke vraagstukken te vertalen naar een taal die IT-leveranciers konden begrijpen. Inkoopgesprekken draaiden om technische specificaties, niet om zakelijke opbrengsten

Door: Bert Stam, general manager Northern Europe bij Rackspace Technology

Naarmate andere bedrijfsafdelingen meer digitaal vaardig werden, gingen leveranciers zich direct tot hen richten. Daarmee veranderde hun taalgebruik. Je ziet dit bijvoorbeeld terug in de huidige missieverklaring van Microsoft, die draait om het versterken van mensen en organisaties en niet om technische doelstellingen. De taal waarmee bedrijven hun zakelijke doelen verwoorden is tegenwoordig gelijk aan de taal van IT.

Het is voor interne IT-afdelingen net zo belangrijk als voor leveranciers om mee te gaan in deze verandering. Door de taal van de hele organisatie te spreken, in plaats van alleen het technische jargon, kunnen IT-ers medewerkers in alle afdelingen helpen om meer te bereiken. Daarmee draagt IT werkelijk bij aan het verbeteren van de bedrijfsresultaten.

Breek de muren af tussen IT en business
Binnen de meeste organisaties was er tot nog toe sprake van een duidelijke scheiding tussen de IT-afdeling en de zakelijke afdelingen (de ‘business’). Daar tussenin stond een stevige, en hoge, muur. Moderne bedrijven zijn echter bezig om deze muur te slopen door over te stappen op DevOps en flexibele softwareontwikkeling. Ze brengen managers en IT-ers samen in dezelfde teams, ook wel ‘pods’ genoemd. Deze samenwerking leidt tot gesprekken die daarvoor nooit plaatsvonden en daarvoor moet IT de bedrijfstaal leren spreken.

Het belang hiervan bleek toen de coronapandemie het noodzakelijke maakte dat medewerkers vanuit huis werkten. Bij bedrijven waar IT volledig geïntegreerd was met de business begrepen IT-ers hoe werknemers hun dagelijkse werk precies doen. Daardoor konden zij relatief snel effectieve oplossingen implementeren voor werken op afstand.

Bedrijven waar de muur tussen IT en business nog stevig overeind stond, hadden het een stuk moeilijker. De taalbarrière maakte het lastig voor groepen om elkaars uitdagingen te begrijpen. Dat leidde tot gebrekkige ondersteuning voor thuiswerken of tot het schrappen van afdelingsbudgetten zonder volledig begrip van de impact daarvan op dat bedrijfsonderdeel. Veel van deze bedrijven houden de vaart van hun innovatieve branchegenoten maar met moeite bij.

4 stappen naar een gedeelde taal tussen IT en business
Als de IT-afdeling nog steeds een andere taal spreekt dan de rest van het bedrijf, of als er nog vaak vertaalproblemen zijn, moet je nú in actie komen. Een naadloze integratie tussen IT en business is geen luxe meer, maar een noodzaak. Het is een vereiste voor succes in een bijzonder technologisch gedreven wereld waar hybride omgevingen en werken op afstand de norm zijn en IT-oplossingen het visitekaartje van een organisatie zijn.

1. Onderwijs IT over de zakelijke doelstellingen en strategie. Het leren van de bedrijfstaal begint ermee dat IT-ers de producten en diensten van de organisatie leren kennen, evenals de markt waarin het bedrijf actief is. Dit kan op een aantal manieren, bijvoorbeeld via een nieuwsbrief, een intern forum of door IT-ers en managers samen te laten werken in teams. Het doel is IT-ers te helpen hun werk te doen met oog voor de impact daarvan op klanten en niet alleen maar om te voldoen aan technische eisen.
2. Stimuleer de inzet van het management. De integratie van IT en business is vaak niets minder dan een cultuuromslag en je moet de impact daarvan niet onderschatten. Zorg daarom voor een oprechte inzet van het management. Het mag niet bij holle woorden blijven. Een roadshow kan een goede manier zijn om managers op te leiden terwijl je ook het bewustzijn in de hele organisatie verhoogt.
3. Moedig het zelflerend vermogen van managers aan. Managers mogen echter niet volledig afhankelijk zijn van hun interne IT-teams als kennisbron. Als zij willen dat de organisatie ertoe blijft doen in een technologisch gedreven wereld, moeten zij IT-trends begrijpen en weten welke technologieën de zaken in hun marktsegment opschudden en innoveren.
4. Bevorder samenwerking op afstand. Het werken op afstand heeft bij veel bedrijven de integratie tussen IT en business versneld. Het gebruik van oplossingen voor Unified Communications (UC), zoals chat en videoconferencing, breidt het netwerk van medewerkers uit. Ze communiceren niet alleen beter met anderen binnen de eigen afdeling, maar binnen de hele organisatie. Deze verandering zorgt nu al voor een hechtere relatie tussen IT en business. Dus zelfs als iedereen weer fysiek aanwezig is op kantoor, moet je dit momentum aanjagen.

Meer verbinding in de toekomst
Technologie zal steeds meer centraal staan in de bedrijfsprocessen van alle marktsectoren. Daarom is een dikke muur tussen IT en business niet langer houdbaar voor een organisatie die succesvol wil blijven. IT-ers moeten diepgaand begrip krijgen van de dagelijkse bedrijfsactiviteiten en hun werken richten op het verbeteren van de bedrijfsresultaten. Het is tijd dat de IT-afdeling en het management dezelfde taal spreken.